Et ERP system er software til virksomheder. I virksomheden anvender man dette software til at bogføre fakturaer, bankposteringer, udlæg, styre kontoplaner og budgetter mv. Systemets primære brugere er ofte bogholdere, økonomichefer og indkøbere. Dette software er nemlig også designet til at styre indkøb og lager. F.eks. kan du i programmet oprette en ordre, og når du opretter den, kan du se hvor mange antal, du har på lager af de produkter, kunden vil bestille. Hvis programmet registrerer, at man er ved at være i bund med et vist antal produkter, vil programmet advisere om det, så indkøbere kan bestille nye produkter hjem. Samtidigt er der indbygget et godkendelsesflow i programmet, så f.eks. ledere skal godkende køb over et vist beløb.
Dette ERP system kan også hjælpe virksomheder, der sælger timer samt materiel. F.eks. virksomheder, der lever af at sælge en ydelse sammen med evt. maskiner eller udlejning af disse, f.eks. entreprenører. Programmet har nemlig omfattende funktionalitet, så du kan styre sager, altså tilbud og ordrer hvor arbejdstimer indgår, og ressourcer, dvs. arbejdstimer og maskiner til en opgave mv.
Dette forretningssoftware kan også indeholde funktioner, der understøtter produktionsstyring særligt til ordreproducerende virksomheder.
Det er oftest mellemstore og store virksomheder, der anvender ERP software, fordi de har brug for software til bogholderi, indkøb, styring af lager mv. ERP software er designet til, at der kan være flere 100 brugere på programmet og at virksomheden kan føre regnskaber over holding, søsterselskaber mv.
Der er mange leverandører, der udbyder ERP systemer
I Danmark finder du mange softwareleverandører, der udbyder ERP programmer. En af de største leverandører er Microsoft. Herudover er Visma og SAP også store spillere på markedet. Hvis du vil købe fra Microsoft, kan du ikke købe software direkte hos dem. Du skal igennem en forhandler. Det er en konsulentvirksomhed, der er certificeret af Microsoft til at forhandle licenser og som har konsulenter og programmører ansat med speciale i Microsoft ERP software.
Et af de mest populære ERP systemer i Danmark er Microsoft Dynamics 365 Business Central. Det rummer al nødvendig funktionalitet til en virksomhed for at styre økonomi, indkøb, lager, sager, ressourcer og produktion, og det kan installeres til den enkelte virksomhed, så funktionaliteten matcher virksomhedens behov, og brugerne kun anvender den funktionalitet, der er nødvendigt for dem at anvende. Programmet har tidligere haft navnet Navision, og det blev udviklet af danskere i 1990’erne og senere solgt til Microsoft, som kontinuerligt udvikler ny funktionalitet i programmet. Det bliver også anvendt af virksomheder over hele verden. Den enkelte bruger kan selv ændre sproget i programmet og tilrette sin startside, så man f.eks. ser top-ti debitorer, pengestrømme, indgåede bilag osv. Microsoft Dynamics 365 Business Central fås også med dansk sproglag.